الجمعة، 24 يناير 2014

كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟

كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟
كلنا نعاني من كثرة الأوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة أخذت من الأوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء أو لم تكن ،، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :
1-حدد موقعا ثابتا :
إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة .
إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .
2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) :
- أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .
3-اتخذ القرار :
ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل
دقة :
  • هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟
  • هل تهمني هذه الورقة ؟
  • هل لها مصدر أخر ؟
  • هل هي حديثة ؟
  • في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟
  • أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟
  • كيف أعثر عليها ؟
وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.
ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار . إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .

4- تحديث الملفات :
أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .
كلمة أخيرة :
لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .

التخطيط والتخطيط الاستراتيجي

التخطيط والتخطيط الاستراتيجي

مفهوم التخطيط ـ أهمية التخطيط ـ مزايا التخطيط ـ مسؤولية التخطيط ـ مقومات التخطيط ـ أنواع التخطيط ـ إعداد الخطة ـ معوقات التخطيط.

مفهوم التخطيط:
التخطيط من الوظائف القيادية والمهمة في الإدارة العامة والتي يقع على عاتق القيادة الإدارية وجوب النهوض به كوظيفة أساسية تختص بها الإدارة العليا. ولا تنتهي هذه الوظيفة إلا بتحقيق الهدف من خلال نشاطات الإدارة التي تعمل على تنفيذ الخطة.
* وعملية التخطيط تشتمل على عدد من الخطوات المنطقية هي:
[1] التحديد المسبق للأهداف المراد الوصول إليها.
[2] وضع السياسيات والقواعد التي نسترشد بها في اختيارنا لأسلوب تحقيق الهدف.
[3] وضع واختيار بديل من بين عدة بدائل متاحة لتنفيذ الهدف المطلوب، وتحديد الإمكانات اللازمة لتنفيذ هذا البديل.
[4] تحديد الإمكانات المتاحة فعلاً.
[5] تحديد كيفية توفير الإمكانات غير المتاحة.
[6] وضع البرامج الزمنية اللازمة لتنفيذ الهدف، والتي تتناول تحديد النشاطات اللازمة لتحقيق الهدف، وكيفية القيام بهذه النشاطات، والترتيب الزمني للقيام بهذه النشاطات ثم تحديد المسؤولية عن تنفيذ هذه النشاطات.
أهمية التخطيط:
* إن العمل بدون خطة يصبح ضربًا من العبث وضياع الوقت سدى، إذ تعم الفوضى والارتجالية ويصبح الوصول إلى االهدف بعيد المنال.
* وتبرز أهمية التخطيط أيضًا في توقعاته للمستقبل وما قد يحمله من فماجآت وتقلبات حيث أن الأهداف التي يراد الوصول إليها هي أهداف مستقبلية أي أن تحقيقها يتم خلال فترة زمنية محددة قد تطول وقد تقصر ، مما يفرض على رجل الإدارة عمل الافتراضات اللازمة لما قد يكون عليه هذا المستقبل وتكوين فكرة عن ما سيكون عليه الوضع عند البدء في تنفيذ الأهداف وخلال مراحل التنفيذ المختلفة.
مزايا التخطيط
والتخطيط ينطوي على كثير من المزايا يمكن إيجازها فيما يلي:ـ
1ـ يساعد التخطيط على تحديد الأهداف المراد الوصول إليها بحيث يمكن توضيحها للعاملين، مما يسهل تنفيذها.
2ـ يساعد التخطيط على تحديد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ الأهداف.
3ـ يساعد التخطيط في التنسيق بين جميع الأعمال على أسس من التعاون والانسجام بين الأفراد بعضهم البعض وبين الإدارات المختلفة ما يحول دون حدوث التضارب أو التعارض عند القيام بتنفيذ هذه الأعمال.
4ـ يعتبر التخطيط وسيلة فعالة في تحقيق الرقابة الداخلية والخارجية على مدى تنفيذ الأهداف.
5ـ يحقق التخطيط الأمن النفسي للأفراد والجماعات، ففي ظل التخطيط يطمئن الجميع إلى أن الأمور التي تهمهم قد أخذت في الاعتبار.
6ـ يتناول التخطيط محاولة توقع أحداث مما يجعل الإدارة في موقف يسمح لها بتقدير ظروف في ذلك المستقبل وعدم ترك الأمور المحض الصدفة.
7ـ يساعد التخطيط على تحقيق الاستثمار الأفضل للموارد المادية والبشرية مما يؤدي إلى الاقتصاد في الوقت والتكاليف.
8ـ يساعد التخطيط في تنمية مهارات وقدرات المديرين عن طريق ما يقومون به من وضع للخطط والبرامج.
مسؤولية التخطيط
[تخطيط طويل الأجل] ـ المستويات العليا ـ رسم السياسيات والأهداف العامة ـ تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها.
[تخطيط متوسط الأجل] ـ المستويات الوسطى ـ ترجمة الأهداف إلى برامج عمل ـ تحديد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لتحديد الهدف.
[تخطيط قصير الأجل] ـ المستويات الإشرافية ـ تحويل الخطط والبرامج العامة إلى برامج عمل تفصيلية.
مقومات التخطيط
تتضمن عملية التخطيط الإداري عددًا من المقومات الأساسية تتمثل في تحديد الأهداف، التنبؤ، السياسات والبرامج، والإجراءات، وأخيرًا بلورة طرق العمل ونقصد به الوسائل والإمكانات.
أولاً: الأهداف:ـ
الأهداف هي النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل، وإذا كان المطلوب هو تحقيق هذه النتائج في المستقبل البعيد، فإنها تسمى غايات، وأهدافًا استراتيجية، أما إذا كان تحقيقها في الأجل القصير فإنها تسمى أهدافاً تكتيكية.
العوامل الواجب توافرها في الأهداف:ـ
[1] درجة الوضوح:ـ
ووضوح الهدف يحقق مجموعة من المزايا:ـ
ـ المساعدة على توحيد جهود الجماعة لتنفيذ الأهداف.
ـ مساعدة إدارة المنظمة في القيام بوظائفها الأخرى.
ـ المساعدة على تنسيق العمل بين الأفراد والأقسام بشكل واضح ومحدد.
[2] القناعة بالهدف:ـ
كلما زادت قناعة العاملين بالهدف كلما كانت درجة حماس العاملين نحو تحقيق عالية.
[3] الواقعية في الهدف:ـ
والواقعية في الهدف تقوم على الأسس التالية:ـ
ـ أن يكون الهدف الممكن الوصول إليه وليس شيئًا مستحيلاً.
ـ أن تتوافر الإمكانات المادية والبشرية بدرجة تساعد على تحقيق الهدف.
ـ أن يكون الهدف معبرًا عن حاجات العمل وموجهاً إلى تحقيقها كما هو الحال بالنسبة لرغبات وحاجات العاملين، ويعمل على إشباعها.
[4] التناسق والانسجام:ـ
يجب أن تكون الأهداف الموضوع متناسقة مع بعضها البعض بحيث يسهل تنفيذها.
[5] مشروعية الهدف:ـ
يقصد به مدى ملاءمته للقيم والمثل والتقاليد المرعية في المجتمع، وكذلك مراعاته للأنظمة واللوائح والسياسات الحكومية المعمول بها.
[6] القابلية للقياس:ـ
إن وجود مقاييس للأهداف يتيح للإدارة التأكد من مدى تحقيق أهدافها، وهل يتم التنفيذ وفقا لما هو مخطط له أم أن هناك انحرافات في الأداء.
وقد تخضع الأهداف للمقاييس التالية:ـ
[أ] مقياس زمني: أي تحديد فترة زمنية محددة لإنهاء العمل المطلوب.
[ب] مقياس كمي: أي تحديد الكمية التي يراد تنفيذها خلال فترة معينة.
[ج] مقياس نوعي: وهو تحديد النوعية التي يجب أن يظهر عليها الأداء خلال فترة التنفيذ.
ثانيًا التنبؤ:ـ
التنبؤ نشاط ذهني مرتبط بوجود النشاط الإنساني، وهو نتيجة لارتباط النشاط والإنساني بعنصر الوقت، ويعرف التنبؤ بأنه التوقع للتغيرات التي قد تحدث مستقبلاً ، تؤثر بأسلوب مباشر أو غير مباشر على النشاط.
الأمور التي يجب أن تراعى في التنبؤ:ـ
1ـ أن يكون التنبؤ دقيقاً قدر الإمكان.
2ـ أن تكون البيانات والمعلومات التي يعتمد عليها التنبؤ حديثة.
3ـ أن يكون التنبؤ مفيدًا، أي يمكن استخدامه في حل المشكلات.
4ـ غير مكلف: ـ فلا تفوق التكاليف الفائدة الاقتصادية المرجوة منها.
5ـ أن يكون واضحًا.
* ومهما كان التنبؤ دقيقًا فلن يصل إلى حد الصحة الكاملة في جميع الأمور.
ثالثًا: السياسات:ـ
هي مجموعة المبادئ والقواعد التي تحكم سير العمل، والمحددة، سلفا، بمعرفة الإدارة، والتي يسترشد بها العاملون في المستويات المختلفة عند اتخاذ القرارات والتصرفات المتعلقة بتحقيق الأهداف. وهناك فرق بين السياسة والهدف، فالهدف هو ما نريد تحقيقه، أما السياسية فهي المرشد لاختيار الطريق الذي يوصل للهدف.
وتعتبر السياسيات بمثابة مرشد للأفراد في تصرفاته وقراراتهم داخل المنظمة، فهي تعبر عن اتجاهات الإدارة في تحديد نوع السلوك المطلوب من جانب الأفراد أثناء أدائهم لأعمالهم.
مهم جداً:ـ
ويرتبط التخطيط بالسياسية، ذلك أن التخطيط غالباً ما تكون نتيجة التغيير في السياسات أو نظم العمل أو الإجراءات، وذلك بقصد الوصول إلى الهدف المنشود بأحسن الوسائل وبأقل تكلفة.
رابعًا: الإجراءات:
هي بمثابة الخطوات المكتبية والمراحل التفصيلية التي توضح أسلوب إتمام الأعمال وكيفية تنفيذها، والمسؤولية عن هذا التنفيذ والفترة الزمنية اللازمة لاتمام هذه الأعمال.
فهي إذن خط سير لجميع الأعمال التي تتم داخل المنظمة لاتمام هذه الأعمال، فمثلا إجراءات التعيين في الوظيفة تتطلب مجموعة من الخطوات والمراحل التي يجب على طالب الوظيفة أن يمر بها بدءًا من تعبئة نموذج الوظيفة وإجراءات الامتحانات والمقابلات إلى صدور قرار التعيين من الجهة المعنية.
خامسًا: تدبير الوسائل والإمكانات:ـ
إن الأهداف الموضوعة والسياسات والإجراءات المحددة لتنفيذ هذه الأهداف لا يمكن أن تعمل دون وجود مجموعة من الوسائل والإمكانات الضرورية لترجمة هذه الأهداف إلى شئ ملموس ، فهي ضرورية لإكمال وتحقيق الأهداف.
المعايير التي يجب مراعاتها عند تحديد وسائل الخطة وإمكاناتها:ـ
1ـ الدقة في تحديد الاحتياجات.
2ـ الواقعية: يجب أن تراعي الخطة الإمكانات الفعلية والمتوافرة في حينها.
3ـ تحديد المصدر: يفضل أن يقوم المخطط بتحديد المصدر الذي سوف يُستعان به في توفير احتياجات الخطة سواء كانت احتياجات مادية أو بشرية.
4ـ الفترة الزمنية.
5ـ التكلفة المالية التقديرية.

إعداد الخطة:ـ
إن إعداد الخطط ليس عملاً سهلاً يمكن القيام به في أي وقت وتحت أي ظروف، بل هو عمل ذهني شاق يتطلب بذل جهود كبيرة م الجهة المسؤولة عن وضع الخطط، والإلمام بجوانب عديدة عن المشكلة التي يراد التوصل إليها، وتوفير الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لوضع الخطة ، إن مراعاة تحري الدقة في تحديد جوانب الخطة مسألة حيوية يجب أخذها في الاعتبار عند العزم على إعداد أي خطة، واللجوء إلى الأساليب العلمية في إعداد الخطة والاستفادة قدر الإمكان مما هو متوافر لدى المخطط من المعلومات وبيانات ووسائل وإمكانات مادية وبشرية، وذلك للوصول إلى درجة عالية من الكفاءة والفاعلية في المراحل التي تمر بها الخطة، بدءًا من الإعداد والإقرار إلى التنفيذ والمتابعة.
العوامل والاعتبارات التي يجب مراعاتها عند وضع الخطة:ـ
[1] الوضوح.
[2] المرونة.
[3] المشاركة في وضع الخطة:ـ
مشاركة العاملين في المنظمة شئ ضروري وأساسي لضمان درجة عالية من النجاح عند التنفيذ.
[4] مراعاة الجانب الإنساني:ـ
يجب على المخطط وهو يضع الخطة أن يتذكر دائمًا أنه يتعامل مع عنصر بشري، ذلك أن التنفيذ يتم بواسطة أفراد لهم مجموعة من العواطف والمشاعر، والاستعدادات ولهم دور بارز في إتمام العمل.
[5] دقة المعلومات والبيانات:ـ
إن البيانات الصحيحة والمعلومات الدقيقة هي الأساس الذي تبني عليه الخطة، وعلى أساسها يتم تحديد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة، للخطة والوقت المناسب لتنفيذها والصورة التي سيكون عليها الوضع عند التنفيذ من النواحي الاقتصادية الاجتماعية والسياسية كافة.
[6] الإعلان عن الخطة:ـ
والهدف من إعلان الخطة هو وضع العاملين أو المواطنين في الصورة الحقيقية للأسس التي قامت عليها الخطة والأهداف التي تتوخى تحقيقها.
مراحل اعداد الخطة:ـ
أولاً: مرحلة الإعداد:ـ
وتشمل
1ـ تحديد الأهداف.
2ـ جمع وتحليل البيانات والمعلومات:ـ وذلك بقصد تحليلها ودراستها لمعرفة الأوضاع الحالية والمتوقعة.
3ـ وضع الافتراضات:ـ والإجابة عن كل التساؤلات.
4ـ وضع البدائل وتقويمها.
5ـ اختيار البديل الأنسب.
6ـ تحديد الوسائل والإمكانات اللازمة.
ثانياً: مرحلة الإقرار، أو الموافقة على الخطة
بعد انتهاء المرحلة السابقة تصبح الخطة جاهزة للتطبيق الفعلي،ولكن هذا لا يتم إلا بعد إقرارها من الجهات المختصة، والتي تعطي الإذن بالعمل بموجب هذه الخطة.
ثالثاً: مرحلة التنفيذ
بعد الموافقة على الخطة نبدء في حيز التنفيذ
رابعًا: مرحلة المتابعة
تعتبر مرحلة متابعة الخطة من أهم المراحل في عملية التخطيط. إذ لا ينتهي عمل المخطط بوضع الخطة بل يجب عليه أن يتأكد من تنفيذها وملاحظة أية انحرافات في الخطة والعمل على تلافيها.
والبحث عن أسباب الانحراف يكون بـ
[1] مراجعة الخطة نفسها
[2] مراجعة التنفيذ
[3] الظروف الخارجية
معوقات التخطيط
1ـ عدم الدقة في المعلومات والبيانات
2ـ اتجاهات العاملين: كثيرًا ما تحدث اتجاهات السلبية نحو الخطة أثرًا كبيرًا في عرقلة مسيرتها.
3ـ عدم صحة التنبؤات والافتراضات.
4ـ إغفال الجانب الإنساني: يؤدي إلى تجاهل الخطة للعامل الإنساني إلى مقاومة هؤلاء العاملين للخطة ووضع العراقيل في طريق تنفيذها، مما قد يؤدي إلى فشلها في تحقيق أهدافها.
5ـ الاعتماد على الجهات الأجنبية في وضع الخطة.
6ـ القيود الحكومية.
7ـ عدم مراعاة التغير في الواقع.
8ـ أسباب متعلقة بعدم مراعاة اتباع خطوات التخطيط.

التخطيط الإستراتجي

مقدمة:

 
تعتبر الإدارة الاستراتيجية هي قمة الهرم الإداري في الفكر والتطبيق، ويعتبر الفكر الإسلامي عمومًا فكرًا استراتيجيًا في التفكير وحتى في إصدار الأحكام، حيث يهتم اهتمامًا بالغًا بالمقاصد الشرعية والنظرة إلى المآل في الأمور وقضية التوازن بين المصالح والمفاسد وقضية اعتبار المصالح وغيرها من أساسيات الفكر الإسلامي.
 
والإدارة الاستراتيجية هي رحلة شقية وممتعة تمر بمراحل ومحطات تسلم كل واحد منها إلى الأخرى إلى أن تنتهي الرحلة في النهاية وقد تم تحقيق الفوز وتحقيق الهدف المطلوب.

تمر الإدارة الاستراتيجية بثلاث مراحل متتالية تشكل في جملتها عملية ذات خمس خصائص أساسية وهي:
1ـ لا يمكن البدء في مرحلة إلا قبل الانتهاء من المرحلة السابقة لها.
2ـ جودة كل مرحلة تتوقف على جودة المرحلة السابقة لها.
3ـ مراحل الإدارة الاستراتيجية متداخلة ومتكاملة، فالتغيير الذي يحدث في أي منها يؤثر على المراحل الأخرى سواء السابقة أو اللاحقة لها.
4ـ إن الإدارة الاستراتيجية عملية مستمرة، فعملية تقييم ورصد التغيرات في البيئة الداخلية والخارجية لا تتوقف بل تتم على فترات دورية.
5ـ لا بد من وجود تدفق مستمر للمعلومات بواسطتها مراجعة مراحل هذه العملية وإجراء الخطوات التصحيحية في أي من مكوناتها.
 
وتتكون الإدارة الاستراتيجية من ثلاث مراحل رئيسية هي:
 
1ـ مرحلة التصميم.
2ـ مرحلة التطبيق.
3ـ مرحلة التقييم.
 
أولاً: مرحلة التصميم:

 
ـ ويطلق عليها أيضًا مرحلة التخطيط الاستراتيجي، وتهتم مرحلة التصميم بوضع رسالة المنظمة وتقييم البيئة الداخلية، ومن ثم تحديد نقاط القوة والضعف، وكذلك البيئة الخارجية، ومن ثم أيضًا تحديد الفرص والتهديدات، وبعد ذلك تحديد الفجوة الاستراتيجية ووضع الأهداف طويلة الأجل، واختيار أفضل الاستراتيجيات الكلية، واستراتيجيات الوحدات الاستراتيجية، والاستراتيجيات الوظيفة.

 
ـ وتتطلب عملية التصميم تجميع المعلومات وتحليلها واتخاذ قرارات باختبار أفضل البدائل في كل خطوة من خطواتها، وتنبغي أن تمارس بأعلى درجة من الكفاءة حيث إن نتائجها ذات أثر طويل الأجل يحدد لفترة طويلة نوع النشاط الذي تركز عليه المنظمة وما تقدمه من خدمات وسلع والأسواق التي تخدمها والتكنولوجيا المستخدمة، والبحوث التي سوف تجري والموارد التي سوف تستخدم.

 
ثانيًا: مرحلة التطبيق:

 
ـ تهدف هذه المرحلة إلى تنفيذ الاستراتيجيات وتتضمن وضع الأهداف قصيرة الأجل ورسم السياسات وتخصيص الموارد البشرية والمادية وتوزيعها بين بدائل الإنفاق، كما تتطلب تهيئة المنظمة من الداخل بما قد يتطلبه ذلك من تعديل الهيكل التنظيمي وإعادة توزيع السلطات والمسئوليات ووضع الأنشطة واهتماماتها، وتحديد خصائص القوى العاملة وتدريبها وتنميتها بما يساعد على تنفيذ الاستراتيجيات.
 
ـ وفي حين تحتاج مرحلة التصميم إلى نظرة فلسفية فإن هذه المرحلة تحتاج إلى نظرة عملية وقدرة على تحريك الموارد البشرية وغير البشرية بطريقة منظمة ومرتبة تعمل على تنفيذ الاستراتيجيات التي وضعت في هذه المرحلة السابقة.

ـ وأهم أسس نجاح هذه المرحلة هو تحقيق التكامل والتعاون بين الأنشطة والوحدات الإدارية المختلفة في المنظمة لتنفيذ الاستراتيجيات بكفاءة وفاعلية.
ويحتاج التطبيق إلى أفكار جديدة وخلافة ليست تقليدية.

 
ثالثًا: مرحلة التقييم:

 
تخضع كل الاستراتيجيات لعملية تقييم لمعرفة مدى تناسبها مع التغييرات التي تحدث في البيئة الداخلية والخارجية ولتقييم مدى دقة التنبؤات التي تحتويها الخطط.
ويتطلب ذلك مقارنة النتائج الفعلية بالأهداف المتوقعة من تطبيق الاستراتيجية وبالتالي اكتشاف الانحرافات التي قد تكون في مرحلة تصميم الاستراتيجية أو في مرحلة تطبيق الاستراتيجية.

 
أنواع القرارات في المنظمات:
 
ويلاحظ أن القرارات التي تتضمن تغييرًا داخل المنظمة لا تعتبر قرارات إستراتيجية إلا إذا كانت تهدف إلى زيادة قيمة المنظمة وزيادة قدرتها التنافسية وزيادة حصتها في السوق، فمثلاً قرارات مثل إعادة التنظيم وإدخال الحاسب الآلي وتبسيط الإجراءات وتدعيم وسائل الاتصال بين فروع المنظمة، وغير ذلك من القرارات الداخلية البحتة، لا تعتبر قرارات إستراتيجية إذا لم تستهدف زيادة قدرة المنظمة على التعامل مع البيئة الخارجية، ولكنها تعتبر قرارات إستراتيجية حينما تستهدف جعل المنظمة في وضع أفضل للتعامل مع بيئتها الخارجية، وجعلها أكثر قدرة على خدمة عملائها بطريقة أفضل مما يستطيعه المنافسون.

وعلى سبيل المثال: فإن تدريب العاملين يعتبر قراراً استراتيجيًا إذا كانت المنظمة تدرب العاملين حتى يتملكوا المهارات والمعارف اللازمة لتحركاتها الإستراتيجية، أما المنظمة التي تدرب العاملين لزيادة مهاراتهم بصفة عامة دون ربط التدريب بتحقيق أهداف إستراتيجية محدودة فإن قرارات التدريب في هذه المنظمة تعتبر قرارات غير إستراتيجية.

نظم بيتك في ساعة

نظم بيتك في ساعة
أحمد محمد علي
خبير تنمية إدارية
ثروة الوقت:
يمثل الوقت بالنسبة لنا ثروة كبيرة وهي ثروة وُزَّعت بين الناس بالتساوي.. كل الناس، الكبير والصغير، الغني والفقير، الصحيح والمريض.
وأسألك هل تعرف أحدًا كان نصيبه في اليوم 23 ساعة ؟! أو كان نصيب آخر 25 ساعة ؟!
.. الكل متساوٍ والسابق من استثمر وقته، ونظم شئون حياته.. لذا تَوَقَّفْ عن تضييع الوقت وابدأ بإدارته واستثماره؛ وسيكون ذلك بلا شك أفضل استثمار قُمْتَ به لنفسك.. وصدقني ستكون النتائج مذهلة..

قيمة الوقت:
إذا كنت في حياتك العملية تعمل في مؤسسة تعطيك راتبًا شهريًّا قدره 500 دولار عن أجر عمل يوازي 8 ساعات يوميًّا، وكنت تضيع ساعتين من وقتك يوميًّا بلا فائدة.. فإن ذلك يعني أنك تخسر 125 دولارًا شهريًّا أي 1500 دولار سنويًّا، أي أنه كل عشر سنوات من عمرك تخسر 15 ألف دولار.. هذه ليست ورقة يانصيب تخسرها في مغامرة، بل هي حياتك ووقتك تخسرهما بلا مقابل.. أو تكسب بهما الكثير.

وفِّر ساعة أسبوعيًّا ونظِّم بيتك:
على عكس الطاقة والمال والمهارة، لا يعود الوقت ولا يمكن إيجاده مرة ثانية؛ فعندما يذهب الوقت يذهب إلى غير رجعة؛ ولهذا السبب فإنه أكثر السلع المستخدمة في الأعمال شيوعًا وربما أكثرها قيمة، ومع هذا – ولسبب ما – كثيرًا ما يعامل الوقت وكأنه لا قيمة له أبدًا.. ولهذا فإنني أدعوك إلى الاستماع إلى نصيحة "الساعة الأسبوعية" التي توفر بها وقتك وتنظم بيتك، وتعالَ معي نستعرض ماذا تستطيع أن تقدم لبيتك في ساعة.
تجول معي داخل البيت هل لاحظت وجود بعض الأشياء العديمة الفائدة أو الزائدة عن الحاجة وغالبًا ما تكون قد بدأت تتعرض للتلف؟.. فكِّر في أسلوب جديد للانتفاع بها كما يلي:
  1. أواني بلاستيكية مستعملة وعلب فارغة.. فكِّر معي.. لِمَ لا تَقُم بتجميلها وتجعلها أحواضًا للزهور أو مستودعًا للأشياء الصغيرة مثل المسامير وغيرها.
  2. لديك مفكرات وكراسات قديمة وبها ورق أبيض فارغ.. ما رأيك في أن تقطِّعَه قطعًا متساوية وتستخدمه كورق مكتب.. فكم من مرة تبحث عن ورقة تكتب عليها ملاحظة ولا تجد.
  3. ملابسك القديمة.. قُمْ بفَرْزِها.. ستجد بعضها قد ضاق عليك.. اغسلها وقم بِكَيِّها وتصدَّق بها.. إن الكثيرين سوف يَسْعَدون بها؛ لأنهم بحاجة إليها، لا تحرم نفسك من الأجر أبدًا.
  4. الملابس التي لا تصلح للاستعمال.. قم بقَصِّها بطريقة منتظمة واستعمل النوع الجيد من القماش فيها كقواعد للأطباق والأكواب، والنوع العادي كقطع قماش للمطبخ.
  5. الأحذية.. احتفظ دائمًا بأسفنجة التلميع ووسائله.. انظر إلى القديم منها أصلحه إذا كان يحتاج إصلاح.. إن لم تستعمله أعطه لمن يستحقه.. قم بعمل رَفٍّ للأحذية بالقرب من باب البيت يرتفع عن الأرض 20 سم؛ ليسهل عليك تناول الحذاء ويُبْعِد أَتْرِبَتَه عن الأرض.
  6. الجوارب.. انظر إلى الجوارب التي لديك.. ما الذي يحتاج حياكة وما الذي انتهى عمره.. هل تريد شراء عدد جديد منهم، اكتب ذلك في خطتك الأسبوعية.
  7. الملابس الصيفية والشتوية.. قم بتخزين ما لا يناسب الموسم بطريقة جيدة تحفظها من الأَرَضَة وتكون سهلة التنظيم، وأَعِدَّ قائمة بالملابس التي قمت بتخزينها حتى تستطيع في الموسم الجديد أن تحدد ما الذي يحتاج إلى شراء
  8. الفحص الدوري للسباكة والكهرباء.. يجب أن يكون لك فحص دوري للسباكة والكهرباء في بيتك، لا تهمل في إحضار المختص، فإن العمل الذي يكلفك دولارًا اليوم من الممكن أن يكلفك مائة إذا أُهْمِل.
  9. احتفظ بملفات في بيتك في مكان واحد سهل الوصل إليه، لا تهمل في أوراقك، وإذا كنت تملك ماسحة ضوئية موصولة بجهاز حاسوب فقم بعمل نسخة من كل الملفات على الحاسوب بطريقة منتظمة تمكنك من الحصول على نسخة مما تحتاج إليه منها في أي وقت دون أن تَمَسَّ الأصل، وإليك أمثلة على الملفات التي من الممكن أن تحتفظ بها:
  • ملف لكل فرد بالأسرة: به شهاداته وصوره وصور شهادات الميلاد والبطاقة الشخصية وجواز السفر ورقم التأمين ونسخة من السيرة الذاتية والشهادات الصحية وكل الأوراق التي تخص كل فرد.
  • ملف للسيارة: به على سبيل المثال عقد الشراء، صورة من الرخصة، تاريخ الصيانة ومواعيد الفحص الدوري، وموعد تجديد الرخصة.. إلخ.
  • ملف مالي.. به الموقف الضريبي وفواتير الكهرباء والمياه والهاتف والجوال وبطاقة الائتمان.
  • ملف للأجهزة الكهربائية بالبيت به الفاتورة وعقد الصيانة والضمان. يمكنك استخدام برنامج مايكروسوفت أكسس لعمل قاعدة بيانات عن كل الأجهزة المستخدمة في بيتك بسهولة جدًّا.
10. هاتف المنزل.. اجمع أرقام الهاتف التي تستخدمها في مفكرة واحدة وضعها بجوار الهاتف دائمًا ولا تنقلها من مكانها بجوار الهاتف لأي سبب.. وإذا كان هاتفك يشتمل على ذاكرة تليفون فلماذا لا تستخدمها فإن ذلك يوفر عليك وقت البحث والطلب.
والآن .. هل ترى كيف كانت الساعة الماضية معك.. أعتقد أنك ستعيد التفكير مثلما فعلت أنا في أول مرة قمت فيها بتنظيم بيتي مستخدمًا أوقات فراغي.. لقد أعدتُ التفكير مرة ثانية في كل دقيقة أُنْفِقُها في غير فائدة، وقررت أن يكون تنظيم بيتي هو البداية الصحيحة لاستثمار وقتي، وبعد ذلك مشاريع كثيرة في حياتي تنجز من خلال استثمار ساعة أسبوعيًّا للنظام.
قال حكيم: ( من أمضى يومًا من عمره في غير حَقٍّ قضاه أو فَرْض أدَّاه أو مجد أَثَّله - ورَّثَه - أو حَمْدٍ حَصَّله أو خير أسَّسَه أو علم اقتبَسَه فقد عَقَّ يومَه وظَلَم نَفْسَه).

فن التعامل مع من لاتطيقهم!!

فن التعامل مع من لاتطيقهم!!
كيف تخرج أفضل ما في الآخرين في أحلك الظروف؟
لا تظهر القدرات الإدارية والقيادية الحقيقية للقائد أو المدير في ظل الظروف الجيدة ولا حتى الظروف العادية و إنما تظهر القدرات الحقيقية في ظل الأزمات والمشكلات الصعبة  .
وللسلوك البشري أنماط تختلف وتتباين كثيرا متأرجحة بين قطبين شديدي التنافر وهما القطب الموجب (العنف والعدوانية ) والقطب السالب (السلبية الشديدة واللامبالاة) من جهة أخرى وبالطبع بينهما درجات مختلفة من السلوك المتدرج من الاعتدال إلى الإيجابية أو السلبية . وتجد أن الأشخاص الطبيعيين هم الذين يتعاملون بثقة واعتدال وتوازن في الظروف الطبيعية ويلتزمون الوسط في تعاملاتهم مع الآخرين .
والمبالغة في السلوك تعتبر رد فعل طبيعي  لتعرض المرء لضغوط ما فيظهر ذلك بشكل طبيعي على سلوكه فإن كان انطوائيا فسيصبح أكثر سلبية وتتكون لديه رغبة في الانطوائية وإن كان شديد الثقة بالنفس فإنه يميل إلى التعبير عن نفسه بصوت أعلى ، وتنحصر الأهداف التي يسعى إليها الناس في محورين أساسيين هما :
محور العمل ومحور العلاقة بالآخرين.
 في جانب العمل تتركز الأهداف في هدفين رئيسين هما :
1-  إنهاء العمل بأسرع طريقة
2-  إتقان العمل بأقل مجهود.
 وفي جانب العلاقة بالناس يتلخص الهدفان في:
1-  مجاراة الناس ومسايرتهم
2-  الحصول على ثنائهم وانتزاع إعجابهم.
حين يتعرض الإنسان لخطر يتعلق بهدف يسعى لتحقيقه فإن ذلك يؤثر على سلوكه الطبيعي ويتغير هذا السلوك تبعا لمقدار سيطرته على نفسه ، ويتحرك نحو المبالغة سواء سلبا أو عدوانا ، وحين تخرج الضغوط أسوأ ما في الناس فإنها تحولهم لأنماط سلوكية يصعب التعامل معها.
 طرق التعامل مع الشخصيات صعبة المراس :
1- أن ترضى بالأمر الواقع وأن لا تفعل شيئا:
فيجب عليك هنا محاولة التأقلم مع هذا الشخص دون اللجوء لشخص آخر لا يستطيع أيضا أن يفعل شيئا
وعدم فعل شئ هو أمر خطير فالإحباط والغضب يتراكم مع الوقت ويؤدي للانفجار .
2- أن تهرب من المشكلة:
الإيمان بأنه من المستحيل إيجاد حلول لكل المشاكل وعليه يجب أن تعلم أن هناك مشاكل بدون حلول
أو مشكلات لا تستحق عناء البحث عن حل فيكون الهروب من المشكلة هو حلا معقولا جدا.
أن تنظر للشخص الصعب نظرة مختلفة:
بإمكانك محاولة تفهم الدوافع التي أدت بالآخرين لهذا السلوك إذا استمر الشخص في تصرفاته ومن المعلوم أن تغييرنا لأنفسنا أسهل بكثير من تغييرنا للآخرين لأمور:
أولا: لأن تغييرنا لأنفسنا قد يؤدي لتغيير تصرفات الآخرين تجاهنا.
وثانيا : لأن من الممكن أن يؤدي التغيير إلى تحريرنا من ردود الأفعال التقليدية التي تعودنا ممارستها ومن الأهمية تغيير السلوك لتوفير الإرادة والمرونة لاختيار الحل.
3-  أن تعامل الشخص المزعج بطريقة جديدة :
فكلما اجتهدت في إسعاد الآخرين اجتهدوا هم أيضا في إسعادك والعكس، فكما أن هناك لديهم القدرة على إزعاجك فكذلك أنت تستطيع إزعاج الآخرين، ومن الأفضل اللجوء للحلين الآخرين حنى تنمي مهاراتك في التعامل مع الآخرين فتصبح الشخص الذي يلجأ إليه الجميع ولابد من أجل تحقيق ذلك أن تتعرف على أنماط السلوك الصعبة التي نواجهها عادة في حياتنا اليومية،
وهناك عشرة أنماط سلوكية تمكننا من تصنيف الشخصيات الإيجابية والسلبية التي نقابلها في الحياة العملية:
 النماذج العدوانية للسلوك :
1- الشخص الدبابة :
لديه ثقة زائدة في النفس وأثناء تعرض أهدافه للخطر يلجأ للمواجهة الصريحة محطما الشخص الذي تسبب في المشكلة من وجهة نظره ، فهذا النمط من السلوك لا تسيره دوافع شخصية ضدك ولكن هدفه الرئيس إنهاء المهمة بأسرع وقت وأفضل طريقة .
كيفية التعامل مع الدبابة:
سيعتبرك الدبابة جزءا من الهدف ولكنك لست الهدف نفسه ولكنه يظن أنك سبب كل المتاعب وتعطيل كل الأوراق ، أو أنك تعيق عمل الإدارة كلها ولأنه يريد إنهاء المشكلة بأي ثمن فلا بد من إبعادك عن الطريق.
ردود الفعل العادية تجاه الدبابة:
1-  الهجوم المضاد بنفس القوة.
2-  محاولة تبرير الموقف.
3-  أو الصمت التام والابتعاد عن فوهة المدفع.
 هدفك الجديد:
هو الحصول على احترام الدبابة دون الاضطرار لاستخدام المدفعية المضادة.
 الخطة :
1-  أول خطوة هي الاحتفاظ بالثبات في الموقف فلا تقف إذا كنت جالسا ، وتنفس ببطء وهدوء واترك الدبابة يفرغ كل ما في جعبته.
2-  قاطع الهجوم إذا زاده عن حده :
كأن تبدأ في النداء عليه باسمه عدة مرات وبصوت عال وبحزم دون استخدام أي نبرة حتى تحصل على انتباهه.
3-  أعد على أسماعه ملاحظاتك التبريرية بسرعة واقتضاب فهذا يوضح له أنك كنت تستمع وتفهم وتركز على إنهاء المهمة.
4-  صوب على الهدف الرئيس وأطلق النار على الهدف:
في جملتين صغيرتين لخص ردك على الاتهامات وبالطبع مسبوقين بجملة توضح أن هذا هو وجهة نظرك الشخصية في الموضوع .
5-  السلام المشرف:
اجعل هناك فرصا لعودة العلاقات مع الدبابة فلا تغلق الباب أمام فرص السلام وأعطه فرصة للتراجع بكرامة .
أما إذا كانت اتهامات الدبابة لك صحيحة فأسرع طريقة لإنهاء الهجوم هي :
1-  الاعتراف بالخطأ .
2-   اذكر بسرعة ما تعلمته من التجربة.
3-  تعهد أمامه بعدم تكرار هذا الخطأ مستقبلا .
2- القناص :
هناك من الناس من يتصيد الأخطاء للآخرين ويسمعهم التعليقات اللاذعة مستهزئا بآرائهم في الأوقات التي يحتاجون فيها بشدة للثقة بالنفس.
  الأهداف غير المعلنة لسلوك القناص وتأثيرها على سلوكه :
أ- قد يكون من أهداف القناص إنهاء العمل في أسرع وقت ولذلك يلجا للطلقات الخفية حتى يقضي على المعارضة بسرعة ويصل إلى هدفه .
ب- محاولة الحصول على اهتمامك وجذب انتباهك عن طريق السخرية اللاذعة ودافعه الرئيس في ذلك هو البحث عن مودتك واهتمامك.
ردود الفعل العادية تجاه القناص:
1- لا تظهر للآخرين أنك تشعر بالحرج.
2- لا تحاول الرد بنفس الطريقة.
3- لا تنسحب وتختبئ داخل موقعك.
 هدفك الجديد:
إخراج القناص من مخبئه كي يواجهك وجها لوجه.
 الخطة :
1-   التوقف عن الحديث وتكرار كلماته بنفس طريقته فيؤدي ذلك عادة إلى إحراجه وإضحاك الآخرين.
2-  توجيه أسئلة واضحة: مثل أن تستفسر عن علاقة بين كلامه وبين الموقف محتفظا في الوقت نفسه بالبراءة والهدوء الشديد على وجهك.
3-   إذا كان رد فعل سلوكك مع القناص هو العدوانية فتعامل معه مثلما تعاملت مع الدبابة.
 اخرج في دورية استطلاعية  :
كأن تحدد لقاءشخصيا مع القناص لتحاول معرفة السبب الذي يدفعه للسخرية منك وأثناء هذا اللقاء نفذ الآتي:
أ- ابدأ بتذكيره بما قال.
ب_ اسأله عن سبب ما قاله.
ج- إذا كان رد فعله الصمت فخمن عدة أسباب قد تكون هي السبب الحقيقي فإذا نجحت في الوصول لهذا السبب فسيتكلم جاذبا أطراف الحديث ساردا كل التفاصيل.
د- استمع دون مقاطعة ثم اشكره على صراحته.
هـ - وضح له أي معلومات قد تزيل ما التبس عليه من مواقف أو اعتذر له لو كنت حقا مخطئ.
و- اقترح وسيلة بناءة للتعامل معه في المستقبل :
واطلب منه مباشرة إخبارك بما يضايقه منك لأنه يهمك كثيرا لتحسين مستوى العلاقة.
أما إذا كان هدف القناص هو الحصول على اهتمامك ، فيمكنك أن :
1-    تعالج الموقف بينك وبينه في خصوصية.
2-    تخبره بصراحة بأن تعليقاته تضايقك.
3-    تبدي إعجابك به إذ حاول الحصول على اهتمامك بطريقة إيجابية .
- ذو العلم الواسع:
وهو يملك معرفة عميقة وكفاءة كبيرة ولذلك فهو شديد الثقة   
بالنفس ويملك التعبير عما يريد بوضوح.
أهداف صاحب العلم الواسع:
هو يملك هدفا رئيسيا وهو إنهاء العمل على أفضل وجه ولهذا فهو يميل إلى السيطرة ولا يحب المعارضة الفعل العادية تجاهه:
فقد يثيرك سلوكه ويؤدي بك ذلك إلى:
·       قد تحاول التشبه به في رفضه آراء الآخرين لمجرد
 معارضتها لآرائك
·       ضيق افقه من وجهة نظرك قد تؤدي بك إلى احتقاره.
·        شعورك بالإحباط لأن آرائك لن ترى النور أبدا.
 هدفك الجديد :
أن تجد طريقا لأفكارك الجديدة.
 الخطة :
1- الاستعداد الجيد قبل تقديم الفكرة وذلك بدراسة كل التفاصيل فلا تترك فرصة لواسع العلم أن يكتشف خطأ يبرر به رفضه للفكرة كلها.
2-  ردد حديثه باحترام :
عليك أن تعيد على مسامعه باختصار واحترام شديدين رأيه في الموضوع حتى تثبت له احترامك واقتناعك بما يقول.
3-  قدم له الطمأنينة إلى أنك توقر وتحترم رغباته وشكوكه :
4-  اعرض رأيك بطريقة غير مباشرة.
أ- استخدم ألفاظا مثل: ربما يحتمل لتشعره بأنك لا نحاول فرض رأيك عليه.
ب - استخدم ضمير نحن بدلا من أنا حتى لا يبدو الموقف كما لو كان تحديا بينك وبينه.
5-  أكد له اعترافك بريادته وتفوقه وتأكد انك باعترافه هذا تفت ثغرة في جدار الصلف والغرور مفسحا مكانها موضعا لفكرتك.
4- المتعالم الذي يدعي المعرفة :
وهو شخص يملك قدرا ضئيلا من المعرفة ولذلك فهو يحسن التأثير على الناس  في البداية .
أهداف مدعي المعرفة وتأثيرها على سلوكه:
الحصول على الثناء والإعجاب ولذلك  فهو يميل إلى الاندفاع للتأثير على الآخرين.
ردود الفعل العادية تجاه مدعي المعرفة :
قد يدفعك اكتشافك بأن الشخص المتحدث متعالم يدعي المعرفة إلى العنف في الرد عليه مما يستفزه ويدفعه للمبالغة أكثر في ادعاءاته.
 هدفك الجديد :
اصطياد أفكاره السيئة وإبعادها عن الطريق.
 الخطة :
1- أعطه بعض الاهتمام الذي يبحث عنه
أ‌-     أعد ملاحظاته بحماس.
ب‌- أوح له بأنك مقتنع بأن نواياه حسنة وأنه يريد المساعدة حقا .
2- اسأله عن أشياء محددة :
هو عادة يتكلم بتعميم شديد فحاول سؤاله عن شئ محدد مع الحرص على أن تبدو في غاية البراءة والجدية وذلك سيجعله لا يحير جوابً
3- تحدث عن وقائع ملموسة :
بعد وقفه عن الثرثرة وابدأ بسرد الوقائع واظهر أي مستندات تؤكد كلامك.
4- افتح له بابا للخروج من المأزق :
قل هل مثلاً ربما لم تتح لك الفرصة للاطلاع على كل هذه المستندات ولذا كان لك رأي مغاير.
5-اكسر الدائرة التي تؤدي به إلى التصرفات المثيرة للاستفزاز:
أ‌-           ادعه للقاء خاص وواجهه بهدوء بما يفعل ، ووضح له النتائج السلبية لسلوكه .
ب‌-       إذا أحسن مدعي المعرفة أداء شئ فاغمره بالثناء الذي يستحقه  فسماع المديح والإعجاب هو الدافع الرئيسي لسلوكه.
5-القنبلة اليدوية :
وقتما تتراكم الدوافع والأسباب لدى الشخص القنبلة ينفجر القنبلة في كل اتجاه محطما كل شئ ولأتفه الأسباب.
الهدف الرئيسي للقنبلة وتأثيره على سلوكه:
ويكون عادة هدف القنبلة هو الحصول على الثناء والاهتمام ، فإذا قوبل القنبلة بالامبالاة فإنه يشعر بالاستياء الذي يتراكم بداخله دافعا إياه لانفجار في وقت لا يتوقعه أحد.
ردود الفعل العادية تجاه القنبلة:
ربما دفعك انفجار القنبلة إلى:
1-  انفجار مضاد.
2-  انسحاب من المعركة وشعور بالكراهية للقنبلة
3-  الهروب من المواجهة.

 هدفك الجديد :
السيطرة على الموقف حين يفلت زمام القنبلة.
 الخطة :
1- اجذب انتباهه إليك إذا انفجر القنبلة فعليك أن :
أ-  تنادي عليه باسمه عدة مرات وبصوت أعلى من صوته .
ب- احتفظ بنبرة صوتك ودودة ومعبرة.
2- خاطب العواطف :
أ- أظهر اهتمامك الحقيقي بمشكلته .
ب- استمع بدقة لتحدد سبب الانفجار :
كثيرا ما توضح العبارة الأولى السبب الرئيسي في الانفجار.
جـ -أعد السبب الرئيس على مسمعيه .
د – طمئنه إلى أنك تهتم :
وليكن من كلامك له (نحن نهتم بالمشروع الذي أعددته ولا يجب أن تشعر أبدا أننا نتجاهل مجهودك الكبير ولكن هذا التصرف المبالغ فيه لا يليق بك فأنت من خيرة الموظفين ويجب أن تكون تصرفاتك على مستوى عال من الرفعة والحكمة )
ويعرف هذا بأسلوب الإيحاء الإيجابي.
2- هدئ من حدة الموقف :
3- إذا أحرزت نجاحا في الخطوة السابقة ستجد أن القنبلة اهتز لثوان وبدأ يتراجع ، وهذه هي فرصتك لكي تهدأ من سرعة كلامك وتخفض من نبرة صوتك حتى يمر الموقف بسلام.
4-   استراحة قبل مناقشة الموقف :
كأن تقول له مثلا ( أرجو أن تهدأ الآن وسنناقش هذا الموضوع في مكتبي بعد ساعة بالضبط ).
الوقاية من انفجار القنبلة:
أ- وجه للقنبلة سؤالا وهو هادئ عن الأشياء التي استفزته .
وابدأ بذكر الهدف الإيجابي من فتح الموضوع مبينا انك ترغب في وضع نهاية حاسمة للموضوع.
ب- اطرح أسئلة مختلفة بعضها يتطلب الإجابة بنعم أو لا وأخرى مفتوحة حتى يتسنى له أن الانطلاق في الحديث على سجيته مفضيا بمكنون نفسه.
جـ -فإذا كان القنبلة أحد مرءوسيك فألحقه في برامج تدريبية لتنمية مهاراته في العمل مع الفريق .
6- الشاكي الباكي:
هو الشخص الذي يهوى الشكوى من كل  شئ وأي شئ لعدم رضائه عن كل شئ وهو بذلك يشيع جوا من السلبية تنفر منه الآخرون وتبعدهم من حوله.
الهدف الرئيس للشاكي وكيف يؤثر على سلوكه :
دائما تكون المثالية هي محور حياة الشاكي وربما كان الكمال المطلق هدف لا يمكن الوصول إليه ولذلك فهو غير راض على الدوام.
ردود فعلك المعتادة تجاه الشاكي وكيف يؤثر على سلوكه:
من المتوقع أن تدفعك شكوى الآخرين إلى:
أ‌-     أن تبدأ بالشكوى معه.
ب‌- أن تعترض على ما يقول .
جـ - أن توافق على ما يقول فيتمادى في الشكوى.
د – محاولتك حل مشكلته .
هـ - أن تتساءل لماذا اختارك أنت بالذات ليشكو إليك.
 هدفك الجديد :
تتحالف معه بهدف حل مشكلاته بطريقة إيجابية
 الخطة :
1-الاستماع إلى القصة مع محاولة تحديد نقطها الأساسية.
2- مقاطعة سرد القصة في بعض المراحل مع  طرح أسئلة توضيحية.
3- إعادة توجيهه إلى الاهتمام بالحلول الممكنة
أ‌-     سؤاله عن نقطة معينة : ماذا أنت فاعل في هذا الأمر؟
  ب- إذا قال لا أعرف , قل له : اقترح عدة حلول وسنحاول – معا – المفاضلة بينها.
جـ-   لو طرح حلولاً غير منطقية قل له :"هذا مستحيل ووضح له الأسباب , واسأله أن يقترح حلولاً أخرى
د- عند تكرار اقتراحه للحلول غير الممكنة اطلب منه إثبات فاعليته في تطبيق هذا الحل.
4- تحدث معه عن المستقبل :
كأن تحدد له مدة زمنية محددة للمناقشة فإن توصلت للحل حدد جدولا زمنيا لتنفيذ الحل.
5- إذا لم تفلح جميع محاولاتك لإنهاء حالة الشكوى فيجب أن تضع حدا  للشكوى وذلك عن طريق إخباره بحقيقة كونه يفكر دائما في طرح المشكلات ولا يفكر أبدا في طرح الحلول.
7- المتردد الرافض :
وهو شخصية متشككة في كل شئ تتصيد الأخطاء في كل مشروع ليرفضه.
الهدف الكامن للمتردد وكيف يؤثر على سلوكه:
كل تركيزه ينصب على عدم الاهتمام بأفكار الآخرين وخوفه من خيبة الأمل في اجتياز التجربة يدفعه للبعد عن المخاطر ، فإذا أخطأ هو أو أحد من العاملين معه أصيب باليأس سريعا ونقده الدائم للغير يبعد عنه الناس مما يزيد من إحساسه باليأس.
ردود الفعل المعتادة تجاه المتردد الرافض:
السلبية تدمر الروح المعنوية وتؤدي إلى تجميد التطوير والرافضين لا يقصدون أبدا إزعاج الآخرين ، فهم على قناعة بأن الوضع ميئوس منه ولا أمل في التغيير .
 هدفك الجديد :
مساعدة المتردد ليتحول من شخص يتصيد الأخطاء إلى شخص يدرك الأسباب الكامنة وراء ارتكاب الأخطاء .
 الخطة :
1-  لا تقاوم التيار : اسمح له بأن يتحدث أولا بسلبيته المعتادة ولا تعارضه.
2-استخدمه كمصدر هام للمعلومات :
فطبيعته المتشككة تجعله ن أقدر الناس على رؤية كل المصادر المحتملة للمشكلات.
2-  أبق لهم الباب مواربا :
3-  أمهله لفترة واطلب منه العودة بعد التفكير بهدوء قد يغير من موقفه الرافض.
4-  استخدم معه أسلوب الإيحاء المضاد :
5-  عامله بأسلوب الإيحاء مثل الأطفال الذين يتسمون بالعناد فالضد يظهر حسنه الضد .
6-  اعترف بنيته الحسنة :
تصرف كم لو كنت تعرف أن أسلوبه الناقد هدفه أساسا تجنب الأخطاء المحتملة لأنه ينشد الكمال.
8- السلبي الصامت :
وهو شخص يميل للانطواء ويصعب عليه التعبير عن آرائه ، فكلما ازدادت الضغوط عليه قلت استطاعته في التعبير عن نفسه بأي وسيلة كانت.
الهدف الكامن وكيف يؤثر على سلوك السلبي الصامت :
هناك نوعان من الصامتين:
أ‌-     أحدهما محور حياته الناس فهو لديه رغبة في مجاراتهم ولكن عند الضغط عليه يلجأ للصمت.
ب‌- النوع الثاني يرغب في إنهاء مهامه بأفضل طريقة وحين يتعرض لأخطاء الآخرين يلجأ للصمت كوسيلة للاحتجاج.
 ردود الفعل العادية تجاه السلبي الصامت:
أحيانا قد تلجأ للعصبية والعنف معه وذلك لإقناعه بالكلام ، ولكن لا بد أن تعرف كيف تصبر عليه.
 هدفك الجديد :
حفزه على الكلام.
 الخطة :
1- خصص مساحة كافية من وقتك تقضيها معه دون محاولة لاستعجاله أو الضغط عليه واعلم أن مثابرتك وإصرارك سيدفعه في النهاية لإعطائك ما ترغب حتى يتخلص من إلحاحك .
2- وجه له أسئلة لا تحتمل الإجابة بنعم أو لا وتتطلب شرحاً للرد عليها وارسم على وجهك علامات لتوقع الإجابة كأن ترفع حاجبك قليلاً وتميل إلى الأمام باتجاهه كما لو كنت تنتظر إجابة . انظر إلى الصامت في عينيه مباشرة ولا تستسلم بسهولة . إذا لم يعطك إجابة واستمر في صمته أعد عليه السؤال مرة أخرى . لو قال لك : لا أعرف , قل له : "تخيل بعض الإجابات لهذا السؤال وعبر فقط عما تتخيل  .
3- أضف بعض المرح للموقف :
اقترح بعض الإجابات الغريبة إذا طال صمته فتنتزع من الصامت ضحكة وتكسر بذلك الحاجز بينكما، فإذا استمر  في قوله لا أعرف اقترح أنت إجابة غير متوقعة تدفعه بها لإجابة معقولة للدفاع عن نفسه.
4- خمن أنت الإجابة :
إذا تمسك بالصمت فحاول أنت تحمين عدة إجابات لسؤالك واسردها عليه  ولو ذكرت السبب الحقيقي فستجده يلتقطه ويكمل سرد بقة التفاصيل .
1-  تحدث معه عن المستقبل :
وأخبره بالتأثير النفسي الذي يحدثه حجبه للمعلومات على سير العمل الذي يرغب في إنهائه على أفضل صورة.
2-  الحذر من وعد الصامت بأشياء لا تستطيع تنفيذها .
9-المتردد :
هو شخص يعجز عن اتخاذ القرارات في الوقت المناسب فهو غالبا ما يرى السلبيات في كل خيار فيخشى من الاختيار خشية الوقوع في الخطأ.
الهدف الكامن وكيف يؤثر على سلوكه:
هدفه هو مسايرة الناس ولذلك هو يخاف الاختيارات التي قد تغضب مشاعر أي شخص.
سلوكك العادي معه :المتردد يسبب لك العصبية ونفاذ الصبر وأي محاولة للضغط عليه لاتخاذ قرار تدفعه للمبالغة في التردد.
 هدفك الجديد :
مساعدته على اتخاذ قرار مناسب وذلك بتقديم خطة له يتبعها .
 الخطة :
1-  عدم الضغط عليه ليصل إلى قرار ولكن اطلب منه الاسترخاء والوثوق في أن قراره لن يؤثر على مستقبله تأثيرا سلبيا.
2-  حاول اكتشاف الصراعات التي تدور بداخله ، وحاول كشف كل الاحتمالات التي تدور في ذهنه بخصوص القرار.
3- علمه كيفية استخدام أسلوب ( بن فرانكلين ) لاتخاذ القرار وهو يتلخص في كتابة ورقة سلبيات وإيجابيات كل قرار  ثم مقارنة الأوراق للوصول للقرار الأكثر إيجابية.
4-  عندما يصل المتردد إلى قرار فعليك أن تطمئنه وتؤكد له أنه لا يوجد قرار مثالي خالي من الأخطاء.
5-  حاول تقوية العلاقة بينك وبينه وكن على استعداد لإعطائه جزءا من وقتك
10-الإمعة :
وهو ذلك الشخص الذي لا يقول لا حتى لو أراد قولها  يوافق الجميع ويعدهم بتنفيذ طلباتهم دون أن يفي بوعوده.
الهدف الكامن وكيف يؤثر على سلوك الموافق دائما :
رغبته في مسايرة الناس والحصول على رضائهم هي من يجعله يعد الجميع دون تفكير فيما هو ممكن وما هو غير ممكن ويظن أن من حقه في المقابل أن يحصل على الحب والتقدير، ولكن عدم وفائه بوعوده يسبب استياء الناس منه .
ردود الفعل العادية تجاه الإمعة:
بالتأكيد سيكون رد فعلك هو الغضب واللوم إذا ما وعدك بشئ ولم يقم بتنفيذه بينما هو في أمس الحاجة لأن تهتم به وتعلمه كيف ينظم وقته.
 هدفك الجديد :
الحصول على تعهدات يمكن الوثوق بها .
 خطتك :
1-  تشجيعه على الصراحة وإشعاره بالأمان والثقة
2-الاستماع إليه جيدا و استوضاح  وإعادة ما يقوله علي مسامعه.
3-ساعده على تخطيط يومه وإنتاجيته وذلك بمناقشة وسائل التغلب على المعوقات لتنفيذ الوعود معه.
4-في نهاية حديثك معه قل له : "في المرة القادمة , كيف ستتصرف لو قطعت وعداً ولم تتمكن من تنفيذه  ثم استمع إلى إجاباته واطلب منه الالتزام بها بكلمة شرف .

مستفاد من كتاب : التعامل مع من لا تطيقهم( كيف تخرج المحاسن من الناس السيئين)
تأليف الدكتور: ريك برنكمان والكتور ريك كيرشنير
ترجمة بيت الأفكار الدولية
صياغة الفريق العلمي بموقع مفكرة الإسلام